Kā Jūsu sapulces var kļūt efektīvākas?

Biroja mēbeles sapulču telpām

Sapulces aizņem lielu daļu no daudzu cilvēku darba dienas. Tas ir svarīgs biznesa un darbinieku attīstības rīks. Tomēr daudzas sapulces nav efektīvas. Efektivitāti uzlabo skaidrs sapulces mērķis un pareizs organizējums.Lai organizētu efektīvas sapulces, liels izaicinājums ir to maksimāla lietderīgumu sasniegšana. Raugiet, lai katrai sapulcei būtu skaidrs uzdevums un mērķis. Vai šī būs tikai informatīva sapulce, vai arī būs nepieciešama dalībnieku iesaiste? Informējiet par ielūguma mērķi, lai dalībnieki zinātu, kas no viņiem tiek gaidīts un varētu sagatavoties. Pārliecinieties arī, vai katram dalībniekam sapulces laikā ir skaidra sava funkcija.

Ievērojiet izziņoto laiku un sāciet sapulci savlaicīgi, pat ja daži sapulces dalībnieki kavējas. Vienmēr dokumentējiet sapulcē pārrunāto. Šādā veidā būs vienkāršāk sekot pieņemtajiem lēmumiem un piedalīties nākamajās sapulcēs. Varat izstrādāt elastīgus sapulču noteikumus, lai izvairītos no traucējošām skaņām un pārtraukumiem.

Izvēlieties sapulces veidu atbilstoši sapulces mērķim.

Ir vienkārši nepamanīt trūkumus pašu mājās un pieļaut ierastās kļūdas arī sapulču organizēšanā. Daudzās darba vietās visas sapulces tiek vadītas pie tā paša konferenču galda, neatkarīgi no sapulces iemesla. Lai sapulce būtu veiksmīga, ir vērtīgi padomāt, kāda veida sapulce šoreiz būtu tā piemērotākā.

Sanāksmes, kurās dalībnieki stāv kājās, ir piemērotas ikdienas darbu saskaņošanai un ātrai aktuālā stāvokļa noskaidrošanai. Sapulces ir īsas un efektīvas, bieži tiek pieņemti ātri lēmumi. Stāvot kājās, pieaug uzmanības līmenis, turklāt šādi mēs saņemam nepieciešamo ikdienas fizisko aktivitāšu devu. Laba izvēle ir konferenču galds ar regulējamu augstumu, kas ir piemērots kā sēdošām sapulcēm, tā arī sanāksmēm, stāvot kājās. Lai apmainītos ar idejām, darbinieki arī var pulcēties, piemēram, pie tāfeles vai statīva ar pāršķiramo papīru.

Pastaigas un sarunas ārpus telpām lieti noder dziļām, mierīgām sarunām nelielās grupās (ne vairāk kā pieci cilvēki). Turklāt tās ir teicami piemērotas radošām idejām. Pētījumi apliecina, ka mēs mēdzam domāt radošāk, kustoties ārā, nevis sēžot telpās. Pastaigas laikā mēs elpojam svaigu gaisu un uztveram gaismu, pieaug enerģijas līmenis. Pastaigām un sarunām nav vajadzīgs īpašs aprīkojums, tomēr labi apavi noderēs vienmēr.

Tradicionālās sapulces, kuru laikā dalībnieki sēž pie galda, ir piemērotas formālām sanāksmēm, kā arī sapulcēm, kurās jāpieņem lēmumi. Šādām sapulcēm parasti ir vadītājs un skaidrs darba plāns. Ja sapulce ir ļoti strukturēta, tā var būt gan efektīva, gan ietaupīt laiku. Tomēr tradicionālās sapulcēs pastāv radošuma mazināšanās un dalībnieku pasivitātes risks.

Radošas sapulces palīdz ieraudzīt jaunas perspektīvas, risinājumus un iespējas. Tāpat kā visu veidu sapulcēm arī šīm ir vajadzīgs skaidrs mērķis, tomēr nebūs darba plāna. Radošās sapulcēs notiek mijiedarbošanās, domu apmaiņu, domāšanu ārpus rāmjiem un ideju ģenerēšana sarunu ceļā. Izmantojiet tāfeles, piezīmju lapiņas vai citus rīkus, lai vizualizētu savas domas. Paņemiet pārtraukumu un pārveidojiet iekārtojumu sapulces laikā, lai gūtu jaunus iespaidus.